(주)체슬리투자자문 운용·업무 자동화 시스템

투자일임사는 고객과 계약을 맺은 뒤에도 할 일이 많습니다. 고객 자산이 계약대로 운용되고 있는지 매일 확인하고, 펀드가 새로 설정되거나 해지되면 계약에 반영하고, 분기마다 고객별 운용보고서를 보내야 합니다.

체슬리투자자문에서는 이 일에 필요한 정보가 여러 곳에 흩어져 있었습니다. 계약과 수수료는 종이 계약서와 엑셀에, 계좌 잔고는 증권사 네 곳의 서로 다른 프로그램에, 펀드 정보는 펀드 사무관리 시스템인 힌츠에 있었습니다. 그래서 담당자는 매일 여러 프로그램을 열어 숫자를 확인하고, 직접 옮기고 맞춰야 했습니다.

이렇게 일하면 시간이 오래 걸릴 뿐 아니라, 옮기는 과정에서 숫자가 틀려도 알아채기 어렵습니다. 특히 운용보고서는 고객의 자산 내역이 담긴 문서라서 한 건이라도 잘못 나가면 안 됐습니다.

대표가 금융업계에서 10년 넘게 투자 서비스를 만들어 왔습니다. 투자일임 계약과 수수료, 운용보고서 업무를 이미 알고 있었기 때문에, 업무를 처음부터 설명받지 않고도 바로 분석을 시작할 수 있었습니다.

이 일은 업무 화면을 만드는 것만으로 끝나지 않았습니다. 증권사와 힌츠에서 데이터를 받아 오는 연동과 회사 안에서 돌아가는 서버까지 함께 만들어야 했고, 저희가 그 전체를 맡았습니다.

먼저 담당자와 함께 하루 업무를 하나씩 적었습니다. 어떤 정보를 어디서 확인하고, 무엇을 어디에 옮겨 적고, 누구에게 보내는지를 정리하면서 시스템이 대신할 일과 사람이 계속 판단해야 할 일을 나눴습니다.

첫 단계로 계약을 시스템 안으로 들여왔습니다. 고객은 회사에서 태블릿으로 계약서를 확인하고, 휴대폰 본인확인을 거쳐 전자서명을 합니다. 종이와 엑셀로 관리하던 기존 고객·계약·수수료 기록도 모두 옮겨, 이후의 모든 업무가 이 계약 정보를 기준으로 돌아가게 했습니다.

다음으로 증권사와 힌츠의 데이터를 연결해 계좌와 펀드 정보를 한곳에 모았습니다. 그리고 이 데이터를 바탕으로 반복 업무를 자동화하고, 고객과 담당자에게 필요한 알림을 보내도록 만들었습니다.

계좌를 확인하려면 담당자가 증권사마다 다른 프로그램에 접속해 고객 계좌를 하나씩 조회해야 했습니다. 지금은 시스템이 증권사 네 곳의 고객 계좌에서 예수금, 국내·해외 보유 종목, 잔고를 매일 정해진 시간에 가져옵니다. 담당자가 출근하면 그날 아침 기준의 계좌 현황이 이미 들어와 있고, 장이 끝난 뒤에는 그날의 평가 금액이 계산됩니다.

증권사마다 데이터를 받을 수 있는 방법이 달랐습니다. API를 제공하는 증권사는 API로 연결했고, API가 없는 증권사는 HTS 업무 자동화로 해결했습니다. 담당자가 HTS에서 하던 계좌 조회와 내려받기를 프로그램이 대신합니다.

펀드 정보는 힌츠에서 가져옵니다. 펀드별 자산과 자금 잔고, 설정·해지 내역, 환율이 계약 정보와 연결되어, 고객마다 계약과 계좌, 펀드를 함께 볼 수 있습니다.

운용 기준인 모델 포트폴리오(MP)도 시스템에서 관리합니다. 기준일마다 구성 종목과 목표 비중을 기록하고, ETF는 안에 담긴 종목까지 펼쳐 볼 수 있게 해 실제로 어떤 종목에 얼마나 투자되어 있는지 확인할 수 있습니다.

자동으로 가져온 데이터도 증권사 원본과 대조한 뒤에 반영합니다. 틀린 숫자가 보고서나 수수료 계산에 그대로 쓰이는 일을 막기 위해서입니다.

분기 운용보고서는 시스템이 고객별 PDF로 만들어 메일로 보냅니다. 우편을 원하는 고객에게는 전자등기나 실물 우편으로 보냅니다.

보고서에는 고객의 자산 내역이 담겨 있어 받는 사람이 틀리면 안 됩니다. 그래서 보고서를 만들 때부터 보내기 직전까지 여러 차례 보고서의 주인과 받는 사람이 같은지 확인하고, 확인되지 않은 보고서는 보내지 않도록 했습니다.

신규 계약이나 계약 만기처럼 고객이 알아야 할 일이 생기면 문자와 알림톡으로 안내합니다.

담당자에게는 확인할 일이 생겼을 때 알림이 갑니다. 고객이 전자서명을 마치면 바로 알 수 있고, 증권사 데이터 수집이 실패하거나 정해진 시간에 시작되지 않으면 알림과 메일이 갑니다. 담당자가 매번 화면을 열어 확인하지 않아도 문제가 생기면 먼저 알 수 있습니다.

펀드가 새로 설정되면 담당자가 힌츠에서 내용을 확인해 계약 정보에 직접 입력해야 했습니다. 지금은 시스템이 힌츠를 주기적으로 확인해 새 펀드를 투자일임 계약으로 등록하고, 해지된 펀드는 계약 해지로 반영합니다. 계약별 설정 금액도 매일 힌츠 기준으로 갱신됩니다.

신규 고객의 입금이 들어와 운용이 시작되었는지도 시스템이 펀드 잔고를 보고 판정합니다. 담당자는 판정 결과만 확인하면 됩니다.

운용보고서는 담당자가 생성을 요청하면 시스템이 힌츠에서 필요한 데이터를 모아 고객별로 만듭니다. 수수료와 성과보수도 계약 조건에 따라 시스템이 계산합니다.

이 작업들은 정해진 시간에 자동으로 실행되고, 실행되지 않거나 중간에 멈추면 알림이 갑니다.

이제 담당자가 하는 일은 여러 프로그램의 숫자를 옮겨 맞추는 것이 아니라, 시스템이 정리한 결과를 검토하는 것입니다.

작업하면서 가장 많이 고민한 것은 데이터가 틀렸을 때 어떻게 알아챌 것인가였습니다. 원본과 대조하고, 보내기 전에 여러 번 확인하고, 문제가 생기면 알림을 보내는 장치는 모두 그 고민에서 나왔습니다.

모든 일을 자동화하지는 않았습니다. 고객 자산과 관련해 사람이 판단하고 책임져야 하는 일은 담당자에게 남기고, 그 앞뒤의 반복 작업을 시스템이 맡도록 했습니다.

2026년 6월에 시작한 이 시스템은 지금 체슬리투자자문에서 매일 쓰이고 있습니다.